(M)eine Buchhaltungslösung für Freiberufler? Der Testmonat

Ich habe die Software Lexoffice getestet (das kann jeder grundsätzlich kostenlos einen Monat lang) und werde die mir in dieser Zeit wichtig erschienenen Features beschreiben.

Screenshot Lexoffice
Die Startseite von Lexoffice zeigt drei Varianten des Angebots für Kleinunternehmer mit Nettopreisen.

 

Ein Programm für Buchhaltung hatte ich in der Textscheune dringend gesucht. Nach einigen finanziell sehr mageren Jahren (Verlust von guten Stammkunden und zeitgleich Pflege von Angehörigen = noch weniger Einkommen) musste ich dem Steuerberater meines Vertrauens das Mandat entziehen. Es rechnete sich nicht mehr. Der erste Gedanke ist natürlich: Wie habe ich das vorher ohne Steuerberater gemacht?

Rückkehr zu bekannten Programmen nicht möglich

Eine Situation wie hier findet sich in Deutschland zigtausendfach: kleiner Einzelunternehmer mit Einnahmen und Ausgaben, selten Untervergabe von Tätigkeiten und gesteigerte Unlust, Rechnungen zu schreiben und verwalten. Weiteres Gesoifz: Steuererklärung am Jahresende.
Das letzte Mal füllte ich eine während der Ehe aus. Alles relativ einfach, weil sehr überschaubar. Es folgten unternehmerische und private Umstellungen, der Steuerberater machte Sinn und kam ins Spiel. Bis vor kurzem, siehe oben.
Die Mini-Finanzbuchhaltung Easy Cash&Tax (ECT) tat eine Weile ihren Dienst bei uns, bevor der Steuerberater kam. Auf Mac läuft ECT nicht sehr sauber, für das aktuelle Umsatzverhalten würde sie dennoch taugen, Zitat ECT:

„Für wen EasyCash&Tax nützlich ist:

Freiberufler, die evtl. umsatzsteuerpflichtig sind, in jedem Fall aber von der erleichterten Buchführungspflicht profitieren können (einfache Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben)

Kleingewerbetreibende, die unter die selben Erleichterungen fallen wie Freiberufler“

Ein Zurück zu ECT gibt es für mich also nicht. Unter anderem, weil die Software erstellt keine Rechnungen erstellt, Mahnungen daraus konzipieren kann etc.
Lexoffice verspricht und hält das.

Elster Online

In der ersten Not blieb – das Finanzamt hatte sich bereits in Erinnerung gerufen – Elster Online. (Angeblich geht auf Papier heute die Steuererklärung betreffend nichts mehr. Und: Elster soll ja einfach sein. Praktisch selbsterklärend, intuitiv bedienbar und schnell. Vielleicht für Steuerberater …)
Der Rechner hing sich beim Laden des Elster-Zertifikats immer wieder auf. Die gefühlten 100 Seiten mit vielen Unterpunkten in Spezialsprech wirken Klingonisch, für mich unverständlich. Dabei wollte ich doch wirklich nur eines: meine Steuererklärung abgeben. Ohne mich dabei zu verschulden. Denn es geht um richtig wenig Einkommen. Richtig wenig.

Schätzungsweise drei Nervenkasper dauerte es, bis die simpelste Art der Steuererklärung abgegeben war. Einfach Einnahme/Überschussrechnung (E/Ü) mit pauschaliertem Abzug von xy Prozent für Journalisten. Wenn man bloß einen Miniumsatz hatte, geht das. Angeblich. Ich warte der Dinge, die da kommen.
(Ich gehöre zu den Menschen, die gerne Steuern zahlen, weil sie gerne in diesem Land leben und durchaus die Vorteile erkennen, die alle hier haben. E wie einfache Steuererklärung geht aber anders – von wegen die Steuererklärung passt auf einen Bierdeckel und so … )

Probemonat März/April

Eingestiegen in die Software bin ich im März. Die laufenden Belege zu erfassen ist ein Kinderspiel: Kunden anlegen mit allen üblichen Angaben, Rechnungsposten erstellen, fertig. Die Rechnung kann gedruckt werden in einer Version für die eigene Buchhaltung und einer für den Kunden. Oder sie kann dem Kunden gemailt werden. Das klappt intuitiv. Dank Verknüpfung mit dem Bankkonto (oooh, Sicherheit?!) ist eine Zuweisung von Zahlungseingang zum entsprechenden Beleg ebenfalls möglich. Belege aus den Vormonaten muss ich hier nun nochmal eingeben und kann sie den jeweiligen Kontobewegungen zuordnen.
Die automatische Berechnung von Summen, Steuersätzen und die Fertigstellung eines jeden Belegs erfreut, wenn man vorher alles manuell machte, erheblich.

Am Jahresende erstellt die Software eine Elster-fähige E/Ü-Rechnung, darauf bin ich bereits jetzt total scharf! 

Die monatliche E/Ü-Rechnung kann man sofort sehen. Aber diese kleine Exceltabelle sieht dermaßen unspektakulär aus, dass es schwer fällt zu glauben, sie wäre ein Äquivalent der langatmigen Elster-Online Seiten.

Prozentual anzurechnende Posten wie Telefon- und Handykosten, Heizung, Strom und Versicherung im Homeoffice etc. sind nicht ganz so leicht einzupflegen. Dabei ist das ein Bereich, wo sehr viele Fehler anfallen können. Hm.
Einfach ist dafür die beispielhafte Anlage/Investition eines Geschäftshandys:

Bis 2020 wird das potentielle Handy abgeschrieben sein. Einmal verbucht und fertig.
Bis 2020 wird das potentielle Handy abgeschrieben sein. Einmal verbucht und fertig.

 

Belege per Handy einscannen

Ein schönes Feature ist die Möglichkeit, per Scan App von Lexoffice Barausgaben direkt mit dem Handy zu erfassen und hochzuladen. Spart Zeit und die Ablage ist auch gleich erledgit. Allerdings hakte die App auf zwei Geräte bei mir, stürzte anfangs öfter ab, tat aber letztendlich ihren Dienst. Wenn das irgendwann ohne Absturz läuft, ist es super.

Belege richtig zuordnen

Aufpassen muss man bei der korrekten Zuordnung von Belegen zu Zahlungseingängen. (Das gilt für jedes Programm, es ist eine Buchungsthema, kein Lexoffice-spezifisches Thema.) Beispiel: Der Belege ist mit Lexoffice erstellt. Auf dem verknüpften Konto geht die Zahlung ein. Man hakt schon mal den Beleg als „bezahlt“ ab und ordnet ihn dann der eingegangenen Zahlung zu. Folge: das Dashboard (Startseite) zeigt mehr Einnahmen an, als tatsächlich vorhanden. So hatte man nämlich erfolgreich einen doppelten Zahlungseingang verbucht. Die meisten (alle?!) Softwares können das nicht erkennen und anzeigen.
Wie bei vielen Fragen, die sich dem Anwender stellen, lohnt in so einem Fall der Blick in die (noch etwas spärlichen) Hilfe-Themen. Die Themen werden nach Dringlichkeit bei den Anwendern laufend erweitert, verspricht Lexoffice.

Screenshot Lexoffice Hilfethemen
Die interne Wissensdatenbank mit direkter Kontaktmöglichkeit zum Lexoffice-Team. Vorhandene Antworten (alle Anwender haben ähnliche Fragen) lesen oder neue stellen.

Überhaupt, die ganze Zuordnerei: muss man durch. Wenn es ohne Steuerberater gehen soll.
Der Vorteil: wenn man sich intensiver mit den Zahlen beschäftigt, schärft das den Geschäftssinn. Gute und schlechte Monate, zu hohe Einnahmen und zu geringe Ausgaben präsentieren sich gnadenlos. Man ahnt viel früher, wie die Zahlen der kommenden Steuererklärung aussehen werden und wann das Konto wegen Überfüllung geschlossen werden sollte. (<- Ironie)

Überweisungen

Überweisungen aus Lexoffice heraus sind kein Problem, wenn man bereits Onlinebanking betreibt. Die Eingabemaske ist die von Lexoffice, das Prozedere bleibt gleich, bsp. mobiles TAN Verfahren, SMS für die Transaktion auf das Handy.

The End

Soweit meine kurze Erfahrung im Probemonat mit Lexoffice. Da ich ohnehin eine Buchhaltungssoftware brauche und bereits einige Daten eingepflegt habe, bleibe ich voraussichtlich bis Jahresende dabei. Der Plan ist: ich will dann wirklich keinen Steuerberater mehr nachrechnen lassen müssen.

Mein Service: Es gibt inzwischen eine beträchtliche Zahl an Buchhaltungsprogrammen mit ähnlichen Features auf dem Markt. Meine Netzwerkkollegin Sabine Faltmann hat jüngst ihre Erfahrungen mit Probebuchungen bei verschiedenen Buchhaltungssystemen für Freiberufler gebloggt.

 

Wichtige Anmerkung:

Dies ist ein sponsored Post, auch Werbung genannt. Es muss rechtlich Werbung genannt werden, selbst wenn am Ende keine positive Bewertung erfolgt, sondern ein Verriss. Mit noch anderen Worten: dieser Beitrag entstand mit freundlicher Unterstützung von Lexoffice.

2 Gedanken zu „(M)eine Buchhaltungslösung für Freiberufler? Der Testmonat

  1. Hallo Carmen,

    kannst Du bitte mal den Link korrigieren? Der funktioniert so leider nicht (mehr), das Datum muss raus. Ich ergänze im Gegenzug gerne einen Link auf Deine Lexware-Erfahrung :-)

    LG Sabine

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